Veliko podjetij vodi svoje naloge in projekte ločeno od svojega programa za izdajanje računov - v e-pošti, na listkih, v Excelu ali v ločenem orodju za “task management”. Posledica je, da naloge nikoli niso povezane z dokumenti, na katere se dejansko nanašajo, in da nihče nima pregleda, ali je bil določen projekt sploh dobičkonosen.
V Quibi smo zato dodali nov modul Opravila in Projekti, ki vodenje dela poveže neposredno z računi, naročili in stroški, ki jih že imate v sistemu.
Kaj je nov modul Opravila in Projekti?
Opravilo je posamezna naloga - z naslovom, rokom, prioriteto in odgovorno osebo. Opravilu lahko po želji dodate stranko, ga povežete z enim ali več dokumenti (izdanim računom, predračunom, naročilom, prejetim računom) in ga po potrebi razdelite na manjša podopravila ali checklisto korakov.
Projekt je opcijska združitev več opravil - uporabite ga, kadar želite več povezanih opravil (npr. za eno stranko ali eno naročilo) spremljati skupaj, vključno z izračunom dobičkonosnosti.
Primer
Servisno podjetje prejme naročilo stranke za večje delo. V Quibiju ustvarijo projekt “Prenova skladišča - stranka XY”, nanj vežejo prejeto naročilo, znotraj projekta pa dodajo posamezna opravila: nabava materiala, izvedba na terenu, zaključni pregled. Vsako opravilo dobi svojega izvajalca in rok. Ko prispejo prejeti računi dobaviteljev in ko podjetje izda končni račun stranki, oboje povežejo na projekt - Quibi jim nato samodejno prikaže, koliko so na projektu zaslužili.
Kako deluje?
- Ustvarite opravilo - ročno, ali z enim klikom gumba “Ustvari opravilo” neposredno na izdanem/prejetem računu, predračunu ali na kartici stranke (podatki se predizpolnijo).
- Opravilu določite rok, prioriteto in odgovorno osebo.
- Po potrebi dodate podopravila ali checklisto korakov znotraj opravila.
- Napredek spremljate na preglednem seznamu s hitrimi filtri (Moja opravila, Zapadla, Danes, Ta teden) ali v Kanban pogledu z vlečenjem kartic med stolpci.
- Za skupine povezanih opravil ustvarite projekt - Quibi samodejno izračuna prihodke, stroške in dobičkonosnost (RVC) na podlagi vseh povezanih dokumentov.
Ključne zmožnosti
- Povezava z dokumenti - eno opravilo je lahko povezano z več izdanimi in prejetimi računi hkrati, brez podvajanja podatkov.
- Podopravila in checklista - za razčlenitev večjih nalog na manjše korake.
- Kanban pogled - vizualno vodenje dela po statusih (Novo / V teku / Čaka / Zaključeno / Preklicano) z vlečenjem kartic.
- RVC panel (Prihodki / Stroški / dobičkonosnost) - na pregledu projekta vidite, koliko je bilo izdano, koliko so znašali stroški in kakšen je dejanski RVC ter RVC % - izračunano samodejno, brez ročnega seštevanja v Excelu.
- Nadzor dostopa - ločeno je mogoče urediti, kdo vidi samo svoja opravila in kdo vsa, ter kdo ima dostop do finančnih podatkov (RVC) - dodelitev naloge sama po sebi ne razkrije zaslužka na projektu.
- Opombe in priloge - na vsakem opravilu lahko dodajate komentarje in prilagate datoteke, enako kot pri ostalih dokumentih v Quibiju.
Komu je funkcionalnost namenjena?
Modul Opravila in Projekti je namenjen podjetjem, ki:
- izvajajo storitve ali projekte za stranke in želijo vedeti, ali so bili dobičkonosni,
- želijo naloge in roke voditi na enem mestu, povezano z računi in naročili,
- imajo več zaposlenih, ki jim je treba naloge dodeljevati in spremljati njihov status,
- so doslej vodili opravila v ločenih orodjih (e-pošta, Excel, papir) in bi jih radi imeli na enem mestu s preostalim poslovanjem.
Navodila za uporabo
Podrobna navodila s podatki o vseh nastavitvah, pravicah in izračunu dobičkonosnosti najdete tukaj:
https://navodila.quibi.net/spletni-program/delo-s-programom/opravila-projekti/
Modul Opravila in Projekti je na voljo v okviru paketov, ki vključujejo to funkcionalnost. Če želite preveriti, ali je na voljo tudi na vašem paketu, nas kontaktirajte - z veseljem vam pomagamo pri vzpostavitvi vodenja opravil in projektov v vašem podjetju.
